Tag archieven: governance

Grip op je digitale organisatie met bladmuziek

Op 24 juni ontvingen wij een internationale topspreker: Lisa Welchman, governance-goeroe. We kijken terug op een mooie avond met veel stof om over na te praten.

Vraag je je af wat governance nou precies is? Bezoeker Marrije Schaake vertaalt in haar verslag van de avond ‘governance’ met ‘duidelijke afspraken over standaarden en verantwoordelijkheden’.

Music, maestro, please

Het belang van governance legde Welchman, zelf zangeres en pianiste, uit met een muzikale metafoor. Die metafoor heeft te maken met hoe dicht de muzikanten bij elkaar zitten en in hoeverre ze de muziek van tevoren hebben uitgeschreven.

In een jazzensemble heb je weinig bladmuziek nodig, omdat improvisatie juist een kerneigenschap is van die muzieksoort, en omdat het kleine groepje muzikanten zo dicht bij elkaar zit dat ze tijdens een uitvoering kunnen communiceren. In plaats van bladmuziek zijn er wel afspraken over toonsoorten.

In een symfonieorkest zitten zoveel muzikanten dat zij onmogelijk tijdens een concert allemaal contact met elkaar kunnen hebben. Discipline en structuur zijn dan van groot belang voor een geslaagde uitvoering. Inclusief bijna volledig uitgeschreven bladmuziek.

Improviseren of orkestreren?

Welchman benadrukte dat de ene manier van samenwerken niet beter of slechter is dan de andere. De muzieksoort stelt eenvoudigweg eigen eisen. En zo is het ook in de webwereld. Improvisatie is prima als je in een klein digitaal team werkt dat elkaar continu spreekt. De kans dat de muziek vals gaat klinken is klein. Maar met een groot team, dat elkaar niet regelmatig ziet, moet je meer zaken formeel regelen, anders speel je op termijn niet meer hetzelfde stuk.

Als er problemen ontstaan met digitale teams ligt dat vrijwel altijd aan de grootte van de groep of de (letterlijke) afstand tussen de teamleden. Standaarden en formele beslisstructuren zijn bij grote, verspreide teams de enige lijm die het geheel aan elkaar houdt, die ervoor zorgt dat alles wat een organisatie digitaal onderneemt, aan de eigen kwaliteitseisen voldoet.

Stappenplan naar bladmuziek

Welchman geeft 4 stappen aan om tot een governance-framework te komen voor jouw organisatie:

    1. Bepaal hoe je team eruit ziet.
    2. Achterhaal de digitale strategie.
    3. Vind uit wat online wel en niet gewenst is.
    4. Ontwikkel en deel standaarden.

Een groot deel van haar betoog ging over stap 1. Toch even over de andere stappen:

    2. Een digitale strategie ontbreekt regelmatig volledig bij organisaties. Dan is het zaak dat die er komt. En daar heb je het hogere management voor nodig. Die moeten bedrijfsdoelen aangeven waar online aan kan bijdragen. (Een reden waarom de digitale strategie vaak ontbreekt is trouwens dat online een imago heeft dat het allemaal vanzelf gaat: mooie tools als WordPress en iedereen kan toch schrijven?)
    3. Wat online mag en niet mag is niet alleen een kwestie van beveiliging. Het gaat dan bijvoorbeeld ook om privacy en het commercieel benaderen van minderjarigen. Bijna altijd zijn juridische zaken én IT de organisatieonderdelen die je hierin moeten adviseren.

Om de kern heen draaien

Lisa gelooft in een ‘core team’ met grote verantwoordelijkheid:
• De volledige experience bepalen.
• Standaarden en beleid maken.
• Infrastructuur (laten) bouwen en implementeren.
• Effectiviteit meten.

Het kernteam kan niet alles zelf doen, zegt ze erbij. En in hele grote organisaties zijn er misschien wel meerdere kernteams. Waar het om gaat is – in een natuurkundige vergelijking – dat de elektronen om de kern heen blijven bewegen. Elektronen bewegen en gedragen zich vrij, maar oriënteren zich wel voortdurend op de kern. Elektronen zijn dan bijvoorbeeld organisatieonderdelen die een eigen microsite willen. Kan prima gemotiveerd worden, maar we hebben ook organisatie-brede standaarden waar ook die microsite aan moet voldoen.

Uit haar lange ervaring (sinds 1995) heeft Lisa het nodige geleerd over hoe topmensen opereren. Het is lastig om ze te verenigen, maar als er een verzoek op hen afkomt dat door meerdere afdelingen ondersteund wordt, werkt dat wel krachtig. Hoe dan ook is de manier waarop je iets aan ze vraagt cruciaal. Liefst krijgen ze een ‘business haiku’ met ja of nee als reactie. Je kunt hen “pakken” met geld of met emotie, niet met details.

Als onderdeel van de workshop behandelde Lisa 2 ingediende governance cases.

Case: Universiteit Utrecht

De eerste was van de Universiteit Utrecht, waar wetenschapsredacteur Stephanie Helfferich met budget van de bibliotheek probeert wetenschappelijke kennis uit allerlei hoeken van de organisatie te populariseren en op de universiteits-brede corporate website te krijgen.

Na een toelichting op de ingewikkelde organisatiestructuur vroeg Lisa of er wel een centraal team is dat aan de website werkt. Dat is er gelukkig wel. Daar kan Stephanie aansluiting bij zoeken. Het lijkt er wel op dat dat kernteam zijn rol steviger moet pakken. Zo ligt er onder de UU-brede website geen taxonomie om informatie gestructureerd te kunnen presenteren en doorzoeken.

Case: MedTouch

De tweede casus presenteerde Kjersti Ehrie, een Amerikaanse marketingconsultant die Sitecore-gebaseerde websites levert aan gezondheidsorganisaties. Zij stoorde zich aan wat zij zag: projecten waarin een jaar of anderhalf aan een nieuwe site werd gewerkt door externen die weggaan, waarna de site snel achteruit gaat.

Welchman gaf aan dat dit het businessmodel is van interactieve bureaus en dat het de organisaties (de klanten van die bureaus) zijn die zich moeten realiseren dat een digitale aanwezigheid meer is dan het aaneenrijgen van projecten. Het initiatief van Kjersti om gesprekken over governance (bijvoorbeeld het businessdoel achter een nieuwe site) in de ‘statement of work’ op te nemen, juicht Lisa toe, maar door het verdienmodel van de bureaus is het de vraag welk langetermijnresultaat je mag verwachten.

Verder zei Lisa dat het soms beter is om iemand zelf tot een conclusie te laten komen dan ‘m op te dringen. In de loop der jaren is ze zelf moe geworden van continu je “gelijk” proberen te halen en is ze veel meer gesprekken gaan faciliteren waarin deelnemers zelf tot ontdekkingen kwamen. Een ‘statement of work’ met governance erin werkt misschien wel averechts.

Ben je nieuwsgierig geworden? Bestel Lisa’s boek ‘Managing Chaos‘. Je kunt je ook nog steeds opgeven voor haar workshop, dinsdag 30 juni in Utrecht.

Gepubliceerd in 12 - Governance in een notendop | Getagged , , | Comments Off